תקלות נפוצות ב-OneDrive העסקי, ואיך מטפלים בהן

קודם כל, לקרוא את המצב

לפני שנוגעים במשהו, שתי בדיקות של חצי דקה נותנות כמעט את כל התמונה.

הראשונה היא הענן שליד השעון: האם הוא רגוע, מסנכרן, מושהה, או מסמן שמשהו ממתין. השנייה היא לחיצה עליו, שפותחת חלון עם אותו מידע במילים, כולל מה מסתנכרן כרגע וכמה נשאר. על משמעות כל אייקון כתבנו במדריך האייקונים של OneDrive.

אחרי זה נשאלת שאלה אחת: זה קורה על קובץ אחד, על תיקייה אחת, או על הכל. התשובה כמעט תמיד מכוונת לסעיף הנכון מבין אלה שלמטה.

הסנכרון לא מתקדם

כשהמונה לא זז או שהאייקון תקוע על חיצים, ברוב המקרים הסיבה היא אחת מארבע:

• השהיה שנשארה פעילה. מישהו השהה ל-24 שעות ושכח. הענן יראה סימן השהיה, וחידוש הוא לחיצה אחת.
• הרשת מסומנת כמוגבלת. ב-Windows אפשר לסמן חיבור כ-metered, ואז OneDrive מרסן את עצמו. זה נפוץ בחיבורי סלולר ולפעמים נשאר מסומן גם אחרי שחוזרים למשרד.
• חיסכון בסוללה. במצב חיסכון OneDrive עוצר את עצמו עד שמחברים לחשמל.
• קובץ בודד שתקוע ומעכב את התור. חלון הסטטוס יציין את שמו. אז עוברים לסעיף הבא.

כשאף אחת מהאפשרויות לא מתאימה, יציאה מ-OneDrive ופתיחה מחדש פותרת חלק גדול מהמקרים. זו פעולה בטוחה שלא נוגעת בקבצים.

שם קובץ או נתיב שלא עוברים

ל-OneDrive ול-SharePoint יש כללי שמות משלהם, והם מחמירים יותר מאלה של Windows. קובץ שנוצר בסדר גמור על המחשב יכול פשוט לא לעלות.

• תווים שלא מתקבלים בשם קובץ או תיקייה: " * : < > ? / \ |
• רווח או נקודה בסוף השם, ורווח בהתחלה. קל מאוד ליצור את זה בלי לשים לב.
• שמות שמורים של מערכת ההפעלה, כמו CON, PRN, AUX, NUL, וכן COM ו-LPT עם ספרה.
• שם שמתחיל ב-~$. אלה קבצים זמניים של Office ולא אמורים להסתנכרן.
• נתיב ארוך מדי. הנתיב המלא, כולל שמות התיקיות בדרך, מוגבל ל-400 תווים. תיקיות מקוננות עמוק עם שמות תיאוריים מגיעות לזה מהר יותר משנדמה.

הטיפול הוא שינוי שם או קיצור המבנה. כשמדובר בהרבה קבצים, שווה לתקן את שיטת השמות ולא רק את המקרה הבודד.

קובץ נעול או פתוח במקום אחר

תוכנות Office נועלות קובץ בזמן עריכה. אם הקובץ פתוח אצל עובד אחר, או נשאר פתוח ברקע במחשב שכבר איש לא יושב מולו, הסנכרון ימתין.

בגרסאות המקוונות ובאפליקציות המעודכנות של Word, Excel ו-PowerPoint יש עריכה במקביל, ואז אין נעילה אמיתית. הבעיה מופיעה בעיקר בקבצים שנפתחים מהמחשב, בתוכנות ישנות יותר, או בפורמטים שלא תומכים בעריכה משותפת.

הבדיקה הראשונה היא מי מחזיק את הקובץ. אחר כך סוגרים אותו במקום שבו הוא פתוח, ולא במקום שבו הוא נראה תקוע.

מקום שנגמר, ושתי משמעויות שונות

"אין מקום" יכול להיות שני דברים שונים לגמרי, והם מייצרים תסמינים דומים.

• מקום בענן. מכסת האחסון של המשתמש התמלאה. אין לאן להעלות, והסנכרון נעצר בכיוון אחד.
• מקום בדיסק המקומי. יש מקום בענן, אבל אין לאן להוריד. זה שכיח על לפטופים עם דיסק קטן ותיקיות שסומנו להישמר תמיד במכשיר.

חלון הסטטוס מבחין בין השניים. במקרה השני, קליק ימני על תיקייה ובחירה ב-Free up space מחזירה את התוכן לענן ומשחררת מקום בלי למחוק כלום.

התנגשות גרסאות

כששני אנשים עורכים את אותו קובץ במקביל בלי עריכה משותפת, או כשאותו משתמש עורך אותו בשני מכשירים, OneDrive לא בוחר מי צודק. הוא שומר את שתי הגרסאות ומוסיף לשם של אחת מהן את שם המחשב שיצר אותה.

זו התנהגות מכוונת, וטוב שכך. הטיפול הוא לפתוח את שתי הגרסאות, להחליט מה נשאר, ולמחוק את המיותרת. בקובץ ארוך אפשר להיעזר בהשוואת מסמכים ב-Word.

כשזה חוזר על עצמו באותו קובץ, הסיבה בדרך כלל אינה טכנית אלא סדר עבודה: שני אנשים מחזיקים את אותו מסמך פתוח כל היום.

"הקבצים שלי נעלמו משולחן העבודה"

ל-Microsoft 365 יש הגדרה שמעבירה את שולחן העבודה, המסמכים והתמונות אל תוך OneDrive. היא נקראת גיבוי תיקיות ידועות, Known Folder Move, ולעיתים קרובות היא מופעלת ברמת הארגון.

כשהיא נדלקת, המשתמש רואה את אותם קבצים בדיוק, אבל הנתיב שלהם השתנה. מי שרגיל לחפש אותם בנתיב הישן חושב שהם נעלמו.

הקבצים במקומם. הם נמצאים תחת תיקיית OneDrive של המשתמש, ומעכשיו הם גם זמינים מכל מחשב שהוא מתחבר אליו. שווה להסביר את זה לעובדים לפני שמפעילים, ולא אחרי.

מחיקה בטעות, ומה אפשר להחזיר

ל-OneDrive העסקי יש שלוש רשתות ביטחון, וכדאי להכיר את שלושתן לפני שמחפשים גיבוי.

• סל המיחזור. פריט שנמחק נשמר 93 יום בברירת המחדל, בשני שלבים. גם אחרי שהוא נעלם מהסל הראשון הוא עדיין ניתן לשחזור מהשלב השני.
• היסטוריית גרסאות. לכל קובץ נשמרות גרסאות קודמות, וניתן לפתוח או לשחזר גרסה ישנה בלי לגעת בשאר.
• Files Restore. החזרה של הספרייה כולה לנקודת זמן בטווח 30 הימים האחרונים. זה הכלי למקרה שבו הרבה קבצים השתנו בבת אחת.

שלושתם עובדים על מה שהגיע לענן. קובץ שנוצר ונמחק לפני שהספיק להסתנכרן לא יימצא שם.

הסדר שאני עובד בו

1. מסתכל על הענן ליד השעון, ואז פותח אותו וקורא מה כתוב.
2. מברר אם זה קובץ אחד, תיקייה, או הכל.
3. בודק את המובן מאליו: השהיה, רשת מוגבלת, חיסכון בסוללה, מקום.
4. אם יש קובץ ספציפי שמעכב, בודק את השם, הנתיב, והאם הוא פתוח במקום אחר.
5. יוצא מ-OneDrive ופותח מחדש.
6. רק אם כל אלה עברו בשלום, ניגש לניתוק החשבון וחיבור מחדש.

הסדר הזה חשוב. ניתוק וחיבור מחדש מוריד את הספרייה מהתחלה, וזה יכול לקחת זמן רב ולהעמיס על הרשת. זו לא פעולה ראשונה, גם אם היא לרוב עוזרת.

מה שווה להסדיר מראש

חלק גדול מהתקלות שלמעלה נעלמות כשההגדרות מסודרות פעם אחת ברמת הארגון: אילו תיקיות מסתנכרנות, מה נשמר במכשיר, איפה יושבים קבצים משותפים לעומת קבצים אישיים, ומה קורה כשעובד עוזב.

כשזה מוגדר נכון, OneDrive הופך לחלק מהתשתית שלא צריך לחשוב עליו. על הצד הזה כתבנו בעמוד Microsoft 365 לעסקים.